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突破误区,科学建设出版单位ERP
作者:王宁 发布时间:2011-01-13 【选择字体:
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     随着出版业体制改革的深入推进,我国出版业从高速发展期进入成熟期和精细化管理阶段。图书出版单位传统的粗放式管理方式必须向管理信息化方向迈进。许多图书出版单位积极地开展ERP建设,希望通过信息化管理手段来实现精细化管理模式,从而提高图书出版单位的综合竞争力。然而目前看来,ERP建设的成果不容乐观。有不少图书出版单位由于对ERP的认识存在误区,建设之路频频受阻,无法取得预期的效果,大大挫伤了信心和积极性。以下是几个常见的认识误区:

    误区一:认为ERP建设就是购买ERP软件系统

  ERP是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式,是先进的、行之有效的管理思想和方法。对于图书出版单位来说,ERP首先是管理模式和管理思维的变革,ERP软件系统只是其实现平台。图书出版单位首先要做的不是选择软件,而是要作深入、透彻的调研,进行自身需求分析和业务流程整体规划、重组和设计。很多图书出版单位在实施ERP的过程中,往往忽视了对自身需求的分析,认为购买了一套软件,就可以了;或者是认为先把软件用上,有问题再慢慢调整。最终导致的结果就是ERP建设无法达到预期的效果甚至失败。

  很多图书出版单位ERP建设前期调研的思路都是,先调研各种出版ERP软件,看哪个软件的功能特点最切合本单位,选择了软件,然后再制定业务流程和开展需求分析。这种思路与软件工程的观点刚好相反。对于ERP建设来说,关键和难点就是业务流程的科学设计、合理重组以及自身需求的深入分析,而软件的选择、程序的设计和实施只占很小的比例。

误区二:认为ERP只是信息部门的事情

  不少图书出版单位都将ERP建设这项工程全权交给了信息部门,由信息部门的人员来调研、制定计划、制定实施方案、安排实施等。其中不少单位实施ERP的周期都比预期的要拉长很多,即使勉强上线也达不到预期的效果,甚至进行不下去而中断。ERP建设是一项十分复杂并且难度很大的系统工程,绝不仅仅是开发程序、安装软件这么简单的工序。它需要决策层、管理层、操作层各级相关人员密切配合,需要全体员工共同参与。

  首先,ERP建设需要单位领导直接负责。因为它涉及到内部业务流程重组、管理制度改革、资源分配等问题,这些问题都需要单位的领导层进行分析和决策。特别是在ERP实施过程,往往会涉及各部门的业务流程关系、权责利的重新界定,并牵扯出一些必须解决的历史遗留问题。这些思想上的阻力和实施中的困难必须由领导出面来进行解决和协调,否则很容易造成各部门间互相推诿、抵触而影响ERP的实施。

  其次,各部门的负责人要积极参与和配合,对本部门的职责进行严格的把关,对本部门员工进行督促和监管。ERP系统的实施是为了实现先进的管理模式,但是系统本身只是一个工具和平台,关键因素还是使用系统的人。因此,ERP的实施对人员素质的要求也很高,主要体现在三个方面:细心、耐心、责任心。有些单位在实施初期,员工都简单地认为上了系统就是减轻工作量,这样的认识是不对的。提高效率是ERP项目的最终目标之一。其前提则是每个员工都要保质保量并且高效地完成自己的工作。如果某一个员工责任心不够,不认真负责,那么他所做的工作可能就会出现错误,比如说数据录入错误,这样就会影响系统中各种相关数据的准确性,对领导决策数据的参考很不利。

  当然信息部门在ERP建设中是十分重要的,特别是系统上线之后的维护和完善工作,信息人员的作用会越来越重要。但是整个项目并不是信息部门能够独自担当大任的,这一点需要图书出版单位清楚地认识。

    误区三:ERP系统期望过高

  有些图书出版单位会听到这样一种声音:"不是都上了ERP了吗?怎么还会有这样的问题?"认为ERP是万能药,任何难题都能迎刃而解,这是很多图书出版单位对ERP系统的误解。在ERP实施过程中,会暴露出很多问题,比如业务流程上的问题、历史遗留问题。如果不科学妥善解决,这些问题就会留在系统中,并且随着业务量、数据量的累积而越来越严重。

  ERP的特点之一就是实现了业务流程的一体化,各个环节产生的问题很容易通过ERP反映出来。但是系统毕竟只能反映问题,并不能自行解决问题。很多图书出版单位在ERP建设初期,由于有这种错误的认识,ERP的期望过高,最终的结果往往是失望。

    误区四:认为ERP建设"一劳永逸"

  这也是一些图书出版单位盲目追求ERP建设结果的体现。ERP建设是一项极其复杂的工程,要循序渐进,不可能一蹴而就,不能采取"一锤子买卖"或者"一口吃个胖子"的方式。

  认为ERP建设"一劳永逸",反映了图书出版单位对ERP建设的投资心态。众所周知,ERP是个大工程,需要投入的资金自然也是十分巨大的;而ERP建设也是持续不断的,它是要随着出版企业的发展而不断发展完善的,因此系统的维护完善费用的投入也是持续不断的。中国的出版企业走向市场化的时期比较短,传统的图书出版单位规模都不大,近年来由于出版企业改革的推进,才陆续出现了一些规模较大、资金力量雄厚的出版集团。因此对于大多数中小规模的图书出版单位来说,投资建设ERP是下了很大的决心,只能成功不能失败;而且最好是立竿见影,投入就立刻有回报;后期的维护费用能省则省,甚至有的图书出版单位在系统上线之后就再也不准备对系统进行维护、改善方面的投资。

  ERP在实施中,都是先易后难的。图书出版单位各部门中,一般都选择发行部最早上线,原因之一是发行部接触软件比较早,很多图书出版单位在ERP建设之前,都已经使用了某种发行软件,业务员对这种系统操作接受比较快,抵触较少,原因之二是发行业务比较容易实现。先保证了一个部门的运行畅通,再逐步扩展到编辑、出版、财务其他部门,逐步推进,有利于系统实施的成功。但系统运行成功之后,并不意味着"一劳永逸"。一方面,ERP系统涉及各部门的生产环节,在运行的过程中随时会出现一些当初没有预见到的问题;另一方面,图书出版单位的发展是随着国家市场经济的逐渐完善、出版业的不断发展而发展的,制度需要不断健全,技术需要不断发展,生产模式、经营模式等都要不断发展,ERP系统也要不断地发展和完善。因此,图书出版单位的ERP建设是个长远的工作,即使系统实施成功,也需要必要的维护和完善。据有关资料表明,一般企业每年的系统维护费用应该在系统建设时的15%~20%

    误区五:认为ERP建设就是信息化建设

  现在图书出版单位一提到信息化,就会联系到ERP建设。ERP成了这几年图书出版单位信息化的代名词。但实际上ERP建设只是信息化建设的重要环节,不是全部。图书出版单位信息化建设包含的内容很多,比如办公自动化、数字化出版、网络出版、内联网与门户网站建设与维护、电子商务以及出版生产方式现代化(如投稿网络化、稿件编辑加工计算机化),等等。信息化建设是多方面、多层次的,绝不是仅仅一项ERP建设就可以代替的。

  图书出版单位在ERP建设的同时必须考虑到信息化整体建设,考虑到与其他信息系统的集成,留出信息交换的接口方案,避免产生"信息孤岛""信息孤岛"现象在出版企业中也很常见,原因就是没有把信息化建设作为一项整体建设来规划。出版单位有网站、有电子商务、有ERP系统、有数字出版业务,但这些都是各自独立的系统,互相割裂,基础信息不共享,每个系统都需要重复录入基础数据,这就是"信息孤岛"现象。图书出版单位在信息化建设的时候,要格外注意整体规划。比如ERP实施中要考虑到门户网站的信息共享,设计出对应的接口方案与网站系统合理对接,这样在网站上发布新书信息的时候,就可以直接从ERP系统中提取相关信息。网上售书也要和发行业务系统进行合理对接,保证发行业务的实时和数据的准确。(作者王宁:武汉大学)

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